Yükseköğretim Kurulu (YÖK), devlet üniversitelerinde görev yapan personelin yeşil ve gri pasaport işlemlerini hızlandırmak amacıyla yeni bir dijital uygulamayı devreye aldı. Personel Bilgi Sistemi (PBS) üzerinden hizmete sunulan yeni modülle başvurular elektronik ortamda yapılacak, onay işlemleri e-imza aracılığıyla tamamlanacak. Düzenleme, emekli ve görevinden ayrılmış üniversite çalışanlarını da kapsayacak.YÖK Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı, 13 Kasım 2026 tarihinde üniversitelere gönderdiği resmî yazıyla yeni uygulamanın kullanıma açıldığını duyurdu. PBS bünyesinde oluşturulan “Pasaport İşlemleri” modülü sayesinde personelin hususi damgalı (yeşil) ve hizmet damgalı (gri) pasaport talepleri dijital ortamdan alınacak.Başvuru yapmak isteyen çalışanlar, pbs.yok.gov.tr adresinden sisteme giriş yaparak “Bireysel İşlemler” menüsünde bulunan “Pasaport Başvurusu” bölümünü kullanabilecek.
PASAPORT BAŞVURULARINDA YENİ DÖNEM
Yeni sistemde başvuruların değerlendirme süreci üniversitelerin personel birimleri tarafından yürütülecek. İlk incelemenin ardından gerekli şartları taşıyan talepler, yetkili amirin elektronik imzasıyla onaylanacak ve doğrudan Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğüne (NVİ) iletilecek.Başvuru bilgilerinde eksiklik veya hata tespit edilmesi durumunda ise düzeltme işlemleri ilgili üniversitenin Personel Daire Başkanlığı tarafından gerçekleştirilecek.
ISLAK İMZALI EVRAK ZORUNLULUĞU KALKTI
Dijital uygulamayla birlikte pasaport başvurularında fiziki belge trafiğinin de önüne geçilmesi amaçlanıyor. YÖK’ün üniversitelere gönderdiği yazıda, elektronik imzayla onaylanarak NVİ’ye dijital ortamda aktarılan başvurular için ayrıca ıslak imzalı ya da elektronik imzalı belge gönderilmesine gerek olmadığı bildirildi.Böylece çalışanların evrak hazırlama, imza toplama ve belgeleri fiziki olarak ilgili kurumlara ulaştırma işlemleri ortadan kaldırılarak başvuru sürecinin daha hızlı ve kolay yürütülmesi hedefleniyor.
EMEKLİ VE GÖREVİNDEN AYRILANLAR DA YARARLANACAK
YÖK’ün yeni uygulaması yalnızca aktif olarak çalışan üniversite personeliyle sınırlı tutulmadı. Emekli olan veya istifa ederek üniversitedeki görevinden ayrılan çalışanların pasaport talep belgeleri de aynı sistem üzerinden hazırlanabilecek.Bu gruptaki kişilerin başvuruları, üniversitelerin Personel Daire Başkanlıkları tarafından yetkilendirilen personel aracılığıyla yürütülecek.
ÜNİVERSİTELERDE İKİ AYRI YETKİLİ BELİRLENECEK
Yeni sistemin düzenli işlemesi için üniversitelerden Personel Bilgi Sistemi üzerinden iki farklı yetki tanımlaması yapmaları istendi.”Pasaport Onay Yetkilisi”, başvuruları inceleyerek uygun bulunan talepleri onaylayacak, eksik veya uygun olmayan başvuruları ise iade edebilecek. “Pasaport İmza Yetkilisi” ise onaylanan talepleri elektronik imzayla imzalayarak işlemlerin tamamlanmasını sağlayacak.Üniversitelerin söz konusu görevleri yürütecek personeli belirleyerek yetkilendirme işlemlerini tamamlaması gerektiği belirtildi. Uygulamayla ilgili teknik destek taleplerinin ise [email protected] adresi üzerinden iletilebileceği kaydedildi.